این سامانه برای ثبت‌نام نویسندگان، دریافت و داوری مقاله‌ها و صدور گواهی‌های همایش به کار می‌رود. در این بخش توضیح داده می‌شود چه اطلاعاتی دریافت می‌شود، برای چه هدفی به کار می‌رود، چه کسانی به آن دسترسی دارند و چه اقداماتی برای حفاظت از آن انجام می‌شود.
اطلاعاتی که دریافت می‌شود
کد ملی که نام کاربری شماست، نشانی رایانامه، نام و نام خانوادگی، تلفن همراه، تلفن ثابت، جنسیت، آخرین مدرک تحصیلی، نشانی پستی، استان، شهر و کد پستی در صورت ثبت.
اطلاعات و فایل‌های مقاله، نام و وابستگی سازمانی نویسندگان همکار و نشانی رایانامهٔ آنان در صورت ثبت.
برای حفظ امنیت حساب‌ها، زمان ورود و نشانی اینترنتی در رویدادهای امنیتی ثبت می‌شود.
هدف استفاده
این اطلاعات فقط برای مدیریت حساب کاربری، دریافت و داوری مقاله، اعلام نتیجه، ارسال رایانامه‌های سامانه، صدور گواهی و ارتباط دبیرخانه با نویسندگان به کار می‌رود.
چه کسانی به اطلاعات دسترسی دارند
هر نویسنده فقط به حساب و مقاله‌های خود دسترسی دارد.
کارکنان همایش فقط در حد وظیفهٔ خود و بر پایهٔ مجوزهای تعریف‌شده به اطلاعات دسترسی دارند. نمایش کامل کد ملی فقط برای نقش دارای مجوز ممکن است و ثبت می‌شود.
داوران فقط مقاله‌هایی را می‌بینند که به آنان اختصاص یافته است و به اطلاعات تماس نویسندگان دسترسی ندارند.
اقدامات حفاظتی
گذرواژه‌ها به‌صورت درهم‌سازی‌شده نگه‌داری می‌شوند و هیچ‌کس، حتی مدیر سامانه، آن‌ها را نمی‌بیند.
فایل‌های مقاله و گواهی در فضای خصوصی نگه‌داری می‌شوند و فقط پس از بررسی هویت و مجوز قابل دریافت‌اند.
ورود کارکنان با ورود دومرحله‌ای محافظت می‌شود و عملیات حساس مدیریتی ثبت می‌شود.
نگه‌داری اطلاعات
اطلاعات مقاله‌های ارسال‌شده و سوابق مربوط به آن‌ها برای پیگیری امور همایش نگه‌داری می‌شود. برای پرسش دربارهٔ اطلاعات خود، با دبیرخانهٔ همایش تماس بگیرید.
شرایط استفاده
هر نویسنده مسئول درستی اطلاعات حساب کاربری و اطلاعات مقاله‌های ارسالی خود است.
حساب کاربری شخصی است. گذرواژهٔ خود را در اختیار دیگران قرار ندهید.
ارسال نهایی مقاله فقط در بازهٔ زمانی رسمی دریافت مقاله و پس از تأیید نشانی رایانامه ممکن است.
تأیید نهایی هنگام ارسال مقاله به معنای واگذاری مالکیت فکری مقاله نیست.